Comunicazione agli enti di servizio civile: sistema automatizzato sperimentale per la gestione dei flussi documentali relativi al servizio civile– Indicazioni per la compilazione del campo “oggetto” delle PEC

Il Dipartimento ha tra i suoi obiettivi prioritari la semplificazione delle procedure per ottimizzare il lavoro di trattazione delle pratiche da parte dei propri uffici e servizi al fine di ridurre i tempi di riscontro agli Enti che si relazionano con la struttura.

In tale contesto, è stato realizzato nei mesi scorsi un progetto sperimentale che ha riguardato l’analisi di alcuni  flussi documentali digitali di Posta elettronica certificata in ingresso al Dipartimento. In particolare sono state mappate le principali tipologie di documenti relativi al servizio civile per le quali è possibile codificare l’oggetto e sono state tutte standardizzate; a ciascuna di esse è stato associato un “codice oggettario”, che l’ente indicherà nel campo OGGETTO della PEC.

Al codice oggettario potranno essere aggiunti di seguito, nello stesso campo, eventuali elementi informativi relativi allo specifico documento.

Ricevuta la PEC, il sistema di gestione documentale del Dipartimento, grazie all’utilizzo di precise regole informatiche, consentirà la decodifica del campo “oggetto” e l’automatica protocollazione e assegnazione del documento, rendendo anche più semplice e rapido poi il reperimento delle informazioni.

In allegato viene presentato un primo Oggettario, che elenca e descrive alcune singole tipologie di documento, il “codice oggettario” ad esse associato e, quando utile, alcune note.

Si invitano, pertanto, gli Enti di servizio civile – nelle tempistiche ritenute più compatibili con le proprie capacità operative e gestionali - a riportare nel campo “oggetto” il codice di interesse, evidenziando che tale sistema non consente l’invio con una sola pec di più documenti aventi “codici oggettario” diversi.

Si confida nella consueta massima collaborazione di tutti gli Enti per consentire al Dipartimento di valutare gli esiti della applicazione della nuova procedura per poi procedere, se necessario, all’ ottimizzazione del sistema.

Resta fermo chiaramente, che tutta la corrispondenza inviata al Dipartimento anche non rispondente all’oggettario indicato sarà comunque protocollata e presa in carico nella consueta modalità.

Data ultimo aggiornamento: 17/12/2018



Allegati:

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